Setkeeper F.A.Q. Général

Sommaire

  1. Invitation sur un projet, création de compte et connexion
  2. Projet
  3. Scénario
  4. Départements
  5. Bureau de production
  6. Planning
  7. Utilisateurs et droits d’accès
  8. Fiche info
  9. Paramètres
  10. Plus d’information

1. Invitation sur un projet, création de compte et connexion

Identifiant

Vous vous connectez à Setkeeper avec un identifiant unique (votre adresse e-mail) et un mot de passe.
Si vous souhaitez être invité avec une autre adresse e-mail, les administrateurs du projet doivent vous inviter comme nouvel utilisateur et retirer l’ancien compte de la liste des utilisateurs.

Mot de passe

Si vous ne vous souvenez pas de votre mot de passe, cliquez sur “Je l’ai oublié”, vous recevrez la démarche à suivre par e-mail.
Si vous souhaitez changer votre mot de passe, cliquez sur “Je l’ai oublié”.

Types de connexion

Cas 1 : connexion classique par e-mail et mot de passe.
Cas 2 : connexion avec votre compte d’entreprise en SSO (Single Sign-On).

Qu’est-ce que le SSO ?
L’authentification unique permet à l’utilisateur d’accéder à plusieurs applications en se connectant une seule fois à son compte professionnel (exemples : compte Google, Microsoft, Yahoo).
La politique de sécurité de votre société de production peut exiger une connexion en SSO à Setkeeper.

Invitation sur un projet et création de compte

À l’invitation sur un projet, vous recevez un e-mail : cliquez sur “Rejoindre le projet”.
Cas 1 – Vous n’avez pas encore de compte Setkeeper : créez votre mot de passe lors de cette première connexion.
Cas 2 – Vous n’avez pas encore de compte Setkeeper et vous connectez avec votre compte d’entreprise : l’authentification unique crée un compte et vous connectent automatiquement à Setkeeper.
Cas 3 – Vous avez déjà un compte Setkeeper lié à cet e-mail : renseignez votre mot de passe habituel.
Cas 4 – Vous avez déjà un compte Setkeeper lié à une autre adresse e-mail : vous êtes considéré comme un nouvel utilisateur, créez votre compte.

Conseil : conservez en marque-page l’adresse URL de la page de connexion https://app.setkeeper.com

2. Projet

Créer un projet

Cliquez sur “Nouveau projet”. Puis renseignez le nom, le type, la taille du projet, la langue ainsi que les dates de démarrage de préparation et de tournage (qui seront ajoutées dans le planning).
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Trier la liste de projets

Affichez les projets par ordre alphabétique ou par date de création.

3. Scénario

Importer un scénario

Importez un scénario en format .fdx ou .pdf. L’import respectera le formatage original du contenu lors des exports PDF (scénarios filigrané, jours-à-jours).
Dans le cas d’une série, créez vos épisodes puis importez le scénario de chaque épisode.
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Conseils pour formater votre scénario Final Draft

Suivez les standards d’écriture décrits dans cet exemple pour que votre scénario soit correctement lu.

Créer des jours-à-jours

Dans l’onglet Scénario, sélectionnez les séquences, puis cliquez sur “Exporter jour-à-jour”.
Cliquez-déposez les séquences dans l’ordre souhaité. Donnez-un nom à votre fichier (un nom par défaut est renseigné).
Choisissez de barrer ou masquer les séquences non sélectionnées.
Exportez votre document vers le Bureau de production, ou téléchargez-le.
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Cross-board des jours-à-jours

Dans le cas d’une série, exportez les jours-à-jours des séquences de l’ensemble de vos épisodes.
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Grouper les rôles et les décors

Les deux onglets Rôles et Décors concernent la synchronisation avec les départements.
Filtrez et triez par nom, éléments groupés, synchronisés, nombre de séquences (et par nombre de lignes pour les rôles).

Groupez les éléments du scénario qui seront réunis dans un seul décor ou un seul rôle des départements. (Exemple : “Edward” et “Edward Bloom”.)
Désynchronisez les éléments avant de les dégroupez. (Voir ci-dessous.)
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Synchroniser les rôles et les décors avec les départements

Synchronisez les rôles et décors souhaités avec un ou plusieurs départements. (Exemples : Repérages France, Repérages Maroc, Décors validés ; Casting, Casting enfants, Figurants.)
Cela vous permet d’obtenir automatiquement dans les départements la liste des rôles et des décors pour vos repérages et vos castings.

Lorsque vous désynchronisez les éléments du scénario, les fiches de repérages ou de casting créées dans les départements sont conservées.
Puis à la re-synchronisation, scénario et départements seront à nouveaux liés. (Utilisez des noms d’éléments semblables dans Scénario et dans Départements.)
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4. Départements

Ajouter et modifier un département

Cliquez sur “Ajouter un département”, ajoutez un nom, choisissez le type et le droit par défaut.
Vous pouvez modifier leur nom, et les déplacer en cliquant-déposant dans l’ordre souhaité.
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Dans un département : la liste des éléments du scénario

Cas 1 : les rôles et décors synchronisés depuis le module Scénario sont listés automatiquement.
Cas 2 : cliquez sur “Importer une liste d’éléments” et copiez-collez les noms de rôles, de décors, d’autres éléments.
Cas 3 : cliquez sur “Importer depuis un autre projet” et choisissez les éléments et les fiches d’un autre projet.
Cas 4 : ajoutez manuellement un rôle, un décor ou un autre élément en cliquant sur “Nouveau”.
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Modifier les index des rôles et décors

Cliquez sur l’icône d’options et choisissez “Changer l’index”. Les éléments seront classés automatiquement dans l’ordre croissant.

Trier la liste des éléments du scénario

Au-dessus de la liste, triez par nom, index ou nombre de séquences dans lesquelles apparaît le rôle ou le décor.

Filtrer la liste des éléments du scénario

Dans la barre latérale : filtrez par validation, épisodes, séquences, labels.
Les validations dépendent des fiches.
Les séquences et les labels dépendent du scénario.

Créer des labels personnalisés

Cliquez sur “Ajouter un label”, puis sur “Ajouter une valeur”. (Exemple : “Repérages” puis “Afrique”, “Amérique”, “Asie”, “Europe”.).
Appliquez les labels aux décors ou rôles pour les filter.

Dans un élément du scénario : les fiches de propositions

Vous souhaitez proposez des repérages, des comédiens, des costumes, des accessoires, des véhicules, ou d’autres éléments.
Cas 1 : cliquez sur “Nouveau” et créez des fiches de repérages, de comédiens, etc.
Cas 2 : cliquez sur “Importer une liste de fiches” et copiez-collez les noms de repérages, de comédiens, etc.
Cas 3 : cliquez sur “Importer depuis un autre projet” et choisissez les éléments et les fiches d’un autre projet.
Cas 4 : cliquez sur “Importer depuis un catalogue” et choisissez les fiches d’un de vos catalogues Setkeeper.

Suivez ou gérez leur validation : proposé, présélectionné, validé, non retenu. (Voir “Gérer et suivre la validation des propositions” ci-dessous.)
Commentez les rôles, les décors, les autres élements du scénario.
Visualisez les adresses renseignées des lieux de repérages sur la carte.
Triez les fiches par ordre alphabétique ou date de création.
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Dans une fiche : les informations de la proposition

Vous souhaitez importer des photos, des vidéos et renseigner les informations de votre proposition.

Diaporama : créez des sections (exemple : séjour, cuisine, jardin d’un repérage ; vidéo d’un portfolio, vidéos d’audition).
Importez photos et vidéos (ne fermez pas la fenêtre de votre navigateur tant que l’importation n’est pas terminée).
Triez les sections par ordre alphabétique ou manuellement (cliquez-déposez).
Cliquez sur la vignette pour modifier le nom.
Ajoutez une description.
Carte : placez les adresses-clés.
Renseignez l’emplacement principal pour que le repérage apparaisse sur la carte globale des repérages.
Données techniques : remplissez les données pour l’équipe.
Documents : importez les fichiers .pdf, .doc, .xls, etc. (Les vidéos doivent être importées dans la partie diaporama.)
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Suivez la validation de la fiche. (Voir “Gérer et suivre la validation des propositions” ci-dessous.)
Commentez la fiche ou les media (photos et vidéos).
Ajoutez des labels pour trier facilement les propositions.
Pour des facilités de lecture et de navigation, affichez ou masquez le contenu de chacune des parties de la fiche.

Gérer et suivre la validation des propositions

Lorsque vous proposez un repérage, un comédien ou un autre élément, l’équipe de production sélectionnera son niveau de validation : proposé, présélectionné, validé, non retenu.
Lorsque vous gérez l’avancement du projet, sélectionnez la validation des propositions, filtrez-les pour avoir une vue affinée.

5. Bureau de production

Bibliothèque de documents

Créez des dossiers et importez vos documents.
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Filigraner et partager : les destinataires recevront le pdf filigrané avec leur nom. (Pour personnaliser le filigrane, voir “Messages” ci-dessous.)
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Filigraner et télécharger : téléchargez sur votre ordinateur les pdf filigranés pour les imprimer et les distribuer.
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Filigraner des PDF chiffrés : sauvegarder le mot de passe de chaque PDF une seule fois sur Setkeeper pour les filigraner ensuite.
(Les fichiers reçus par vos destinataires resteront chiffrés.)
Fusionner des pdf : sélectionnez les fichiers, cliquez sur “Fusionner” dans le menu “Actions”. Choisissez l’ordre des pdf et donnez un nom. (Exemple d’usage : exporter les séquences pour un jour de tournage.)
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Destinataires

L’ensemble de vos destinataires sont listés : les utilisateurs invités sur le projet et les contacts non invités.
Prenez connaissance des groupes de distribution dans lesquelles ils sont placés.
Ajoutez-les aux groupes de distribution personnalisées.
Voir “Groupes de distribution” ci-dessous.
Cas 1 : téléchargez notre modèle .xls, remplissez le tableau puis importez-le sur la plateforme.
Cas 2 : ajoutez manuellement les destinataires.
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Groupes de distribution

Groupes automatiques
Les équipes d’utilisateurs invités sont automatiquement affichées sous forme de groupes de distribution et actualisées lorsque vous modifier le module Utilisateurs.

Groupes spéciaux :
1) Utilisateurs invités sur le projet (avec création d’un compte Setkeeper)
2) Destinataires des groupes de distribution (automatiques et personnalisées)
3) Tous les destinataires (ceux de l’onglet “Destinataires”)

Groupes personnalisés
Créez des groupes personnalisés pour envoyer facilement des documents (exemples : par jour de tournage, par type de documents).
Composez les groupes avec utilisateurs invités et contacts non invités sur le projet.
Lorsque vous ajoutez manuellement un destinataire dans un groupe, il est automatiquement ajouté dans l’onglet “Destinataires”.

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Messages

Type d’envoi : choisissez l’envoi en ligne pour un accès sécurisé aux documents sur la plateforme ; choisissez en pièce jointe pour que vos destinataires accèdent aux documents par leur e-mail (pas de connexion ni de création de compte requises), la taille des pièces jointes est limitée à 10 Mo, basé sur les capacités des clients e-mails fréquents.
Filigrane : personnalisez en cliquant sur l’icône du crayon, ajoutez une seconde ligne, choisissez la couleur et la transparence.
Ordre des pièces jointes : choisissez l’ordre de vos pièces jointes en cliquant-déposant.
Analytics : vérifiez si vos messages ont été délivrés, si des adresses e-mail sont incorrectes et quels destinataires ne les ont pas reçus.
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6. Planning

Liste des plannings

Les départements sont listés automatiquement en tant que plannings. Les nouveaux département seront aussi créés dans le planning.
Notez qu’il faut au moins être lecteur dans le département en question pour voir les évènements liés à son planning.

Vous pouvez ajouter des plannings personnalisés (exemples : indisponibilités, réunions, déplacements) directement dans le module “Planning”. Notez qu’ils sont visibles par tous les utilisateurs qui ont accès à “Planning”.
Dans la liste des plannings, vous pouvez aussi sélectionner les couleurs, modifier les noms ou supprimer vos plannings personnalisés.

Créer des événements

Créez des événements en invitant des utilisateurs qui seront notifiés par e-mail ; associez des éléments du scénario, ils afficheront l’événement dans leur page.
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S’abonner au planning

Abonnez-vous au planning sur iOS Calendar, Google Calendar ou Outlook.
Cliquez sur “Obtenir le lien”.
Option 1 : dans l’onglet E-mail, cliquez sur “Envoyer un mail à mon adresse”.
Option 2 : dans l’onglet URL, cliquez sur “Copier”.
Cas 1 : iOS Calendar
Dans Calendar, cliquez sur : File > New Calendar Subscription. Collez l’URL et cliquez sur “Subscribe”. Terminez en personnalisant la fréquence de l’actualisation.
Cas 2 : Google Calendar
Dans Google Calendar, cliquez sur Other calendars > Add by URL. Collez l’URL et cliquez sur “Add Calendar”.
Cas 3 : Outlook
Si vous avez un compte Outlook vous pouvez suivre cette procédure pour vous abonner à un calendrier.
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Dans l’application Calendar (Mac OS) abonnez-vous au planning et imprimez-le.

7. Utilisateurs et droits d’accès

Qu’est-ce qu’un utilisateur ?

Un utilisateur est une personne que vous avez ajoutée dans la liste et invitée sur le projet.
L’e-mail est indispensable car il sera l’identifiant de votre utilisateur et lui permettra d’accéder à la plateforme en créant un mot de passe lors de la première connexion.
Pour cette raison, si vous souhaitez modifier un e-mail, il faut supprimer l’utilisateur et l’inviter avec le nouvelle e-mail (il est alors un nouvel utilisateur).

Créer et modifier les équipes

Pour modifier les cinq équipes par défaut, cliquez sur “Éditer la liste”. Modifiez les champs souhaités, ajoutez des équipes.
Cliquez sur l’icône “déplacer” à gauche de chaque ligne et déplacer les équipes et les utilisateurs dans l’ordre souhaité.
Enregistrez les modifications.

Ajouter et inviter des utilisateurs

Ajoutez un utilisateur en cliquant sur le bouton “Ajouter quelqu’un” situé au-dessus de la liste ou ceux situés dans chaque équipes.
Vous pouvez : ajouter les membres de la liste technique, inviter au fur et à mesure ceux qui doivent avoir accès à la plateforme, leur rappeler de remplir leur fiche info, et enfin supprimer un utilisateur.
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Importer les utilisateurs d’un autre projet

Cliquez sur “Importer” et sélectionnez le projet duquel vous souhaitez importer les utilisateurs.

Exporter la liste

Exportez la liste technique simple ou le tableau consolidé.

Que sont les droits d’accès ?

Gérer les droits d’accès pour chaque module de la plateforme : Départements, Bureau de production, Utilisateurs, etc.
Sélectionnez un droit par défaut pour chaque module : aucun droit, lecteur, éditeur, responsable. Ainsi les utilisateurs invités auront ce droit par défaut.
Puis affinez les droits par utilisateur.
Prenez connaissance de la description des droits pour chaque module (colonne en bas à gauche).
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Ajouter des administrateurs

Sélectionnez-les dans le menu déroulant parmi les utilisateurs invités sur le projet.
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Éditer les droits

Pour chaque module : choisissez un droit par défaut pour chaque équipe et affinez les droits d’accès d’un utilisateur particulier selon les cas.
Cliquez sur “Enregistrer les changements” pour chaque module.
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8. Fiche info

Champs obligatoires

Remplissez les champs obligatoires requis par l’équipe de production. Cliquez sur “Éditer la fiche info”, puis “Enregistrer”. Vous pouvez exporter la fiche en .xls.

Droits d’accès et administrateurs

Prenez connaissance de la liste de vos droits pour chaque module de la plateforme et des e-mails des administrateurs du projet.
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9. Paramètres

Sélectionner la langue de l’interface

Elle est différente de la langue du projet. (Exemple : vous sélectionnez l’utilisation de la plateforme en français, mais les départements sont en anglais car le projet a été créé en anglais.)

Sélectionner les fuseaux horaires

Pour les équipes collaborant sur plusieurs fuseaux, cela vous permet de voir dans le planning les événements programmés dans un autre fuseau que le vôtre.

Signature d’e-mail

Ajoutez une signature, elle sera affichée au bas de vos messages envoyés dans le Bureau de production.

Compression des images et vidéos

Selon votre connexion internet et l’utilisation, choisissez de conserver la résolution originale de vos images ou de réduire leur résolution (importation plus rapide).
Les vidéos sont compressées automatiquement.

10. Contacter le support

Pour des informations supplémentaires, une aide personnalisée pour l’utilisation de la plateforme, contactez-nous : support@setkeeper.com

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